Em 1965, o uso publicado pela primeira vez da palavra “multitarefas” apareceu no contexto da computação – que descreve as capacidades de um computador para processar várias tarefas ou trabalhos, simultaneamente.

Em computação, “multitarefas” não significa necessariamente que várias tarefas estão sendo executadas exatamente ao mesmo tempo. Em outras palavras, a multitarefa não implica a execução paralela, mas isso não significa que mais do que uma tarefa pode estar sendo executada, ao mesmo tempo, e que mais do que uma tarefa está avançando ao longo de um determinado período de tempo.

Mesmo em computadores multiprocessadores ou multicore, que têm múltiplas CPUs/núcleos, mais que uma tarefa pode ser executada de uma só vez (fisicamente, um por CPU ou núcleo), multitarefas permitem que muitos mais tarefas podem ser executadas do que há CPUs.

Então o termo “multitarefas” foi aplicada a humanos.

Computador VS Humano

A maioria das pessoas define a capacidade profissional, a suas capacidades de multitarefas. E a maioria das empresas estão contratando e elevando seus empregados com base em sua capacidade de completar várias tarefas ao mesmo tempo também.

Esta capacidade ou habilidade é superestimada quando todo mundo está obcecado em executar mais em menos tempo. A verdade é que isso faz mais mal do que bem para o desempenho e a produtividade de um indivíduo e mesmo da organização.

Mas o que realmente são as multitarefas humanas? Existe alguma diferente de computadores?

Realmente funciona da mesma maneira em computação. Na maioria das vezes, multitarefa é uma ilusão, estamos nos enganando a acreditar que estamos manipulando muitas tarefas ao mesmo tempo, mas o que realmente estamos fazendo é simplesmente mudar de uma tarefa para outra, e perdendo foco, durante esse dado período.

Por quê? Porque o nosso cérebro simplesmente não pode lidar com mais de duas tarefas mentais complexas ao mesmo tempo (que é definitivamente bom se você está andando e falando ao mesmo tempo).

Em um estudo recente, os cientistas do Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM), em Paris descobriu isso quando eles pediram aos participantes do estudo para completar duas tarefas ao mesmo tempo, enquanto estavam passando por uma ressonância magnética funcional (FMRI).

Quando os cientistas disseram ao grupo que iria receber uma recompensa maior para terminar com precisão uma das duas tarefas, eles descobriram que a atividade das células nervosas aumentaram em apenas um lado do córtex pré-frontal. No entanto, quando a maior recompensa foi associada com a outra tarefa, o outro lado tornaram-se mais ativo.

Os resultados sugerem que quando há dois objetivos simultâneos, o cérebro divide ao meio, diz o neurocientista Etienne Koechlin da INSERM, que conduziu o estudo.

Quando os cientistas pediram aos participantes do estudo para tentar ainda uma outra tarefa, eles descobriram que os participantes regularmente esqueciam uma das três tarefas que foram solicitados a realizar.

Os participantes também cometeram três vezes mais erros quando haviam tentando apenas duas tarefas. Koechlin diz que o estudo demonstra que, enquanto podemos facilmente alternar entre duas tarefas, “pode haver grande dificuldade quando tentamos conciliar mais de duas tarefas, simplesmente porque temos apenas dois lobos frontais.”

Custos da mudança de contexto

Você pode agora pensar: “Ok, vai ser muito bom contanto que eu não faça mais de duas tarefas ao mesmo tempo. Isso ainda vai aumentar minha produtividade comparado a fazer uma coisa de cada vez, certo? “

Multitarefas ( independente da quantidade ) na verdade faz mais mal a produtividade do que bem.

A fim de determinar o impacto de multitarefas, os psicólogos, Robert Rogers e Stephen Monsell, pediram aos participantes do estudo para mudar as tarefas e, em seguida foi medido quanto tempo foi perdido pela comutação.

Em seu estudo, os participantes ficaram mais lentos quando eles tiveram que mudar as tarefas do que quando eles repetiram a mesma tarefa.

Outro estudo realizado em 2001 por Joshua Rubinstein, Jeffrey Evans e David Meyer descobriu que os participantes perderam uma quantidade significativa de tempo alternando entre várias tarefas e perderam ainda mais tempo quando as tarefas se tornaram cada vez mais complexas.

Multitarefas são geridas por que são conhecidas como funções executivas mentais no cérebro. Estas funções executivas controlam e gerenciam outros processos cognitivos e determinam como, quando e em que ordem certas tarefas são executadas.

De acordo com pesquisadores Meyer, Evans e Rubinstein, há duas etapas para o processo de controle executivo.

1. A primeira fase é conhecida como “deslocamento de meta”: tome a decisão de fazer uma coisa em vez de outra.
2. O segundo é conhecido como “ativação de papel”: mudança das regras da tarefa anterior para a nova tarefa.

Alternando entre estes processos, pode adicionar um custo de tempo de apenas alguns décimos de segundo, mas isso pode começar a somar quando as pessoas começam a mudança e voltam atrás novamente várias vezes.

Isto pode não ter impacto, em alguns casos, tais como quando se dobra uma roupa e assisti televisão ao mesmo tempo. No entanto, se você estiver em uma situação em que a segurança ou a produtividade são importantes, como quando você está dirigindo um carro em um tráfego pesado, mesmo pequenas quantidades de tempo podem ser críticas.

Impacto negativo de multitarefas

Para tornar mais claro, abaixo estão alguns pontos sobre o que os estudos acima realmente significam:

Multitarefas reduzem o desempenho e produtividade. Enquanto a maioria das pessoas acha que o significado de multitarefas é fazer mais em um curto período de tempo, a verdade é exatamente o oposto.

Multitarefas retarda seu foco, tomando espaço da sua memórias e passos em uma tarefa especial que você poderia ter coloca mais atenção.

Neste interruptor cognitivo ocorre uma comutação entre as tarefas que vai fazer o cérebro trabalhar mais em comparação com concentrar em uma tarefa de cada vez. Além disso, alternar entre tarefas também leva a mais erros.

Multitarefas reduzem a capacidade de manter o foco. Como o hábito de multitarefas construído, você vai encontrar muito difícil em manter o foco.

Nosso cérebro é usado para desligar (ou ignorar) certos sentidos/informações para reduzir a carga de trabalho enquanto se concentra em fazer alguma coisa.

Quando envolvido em multitarefas com frequência, seu cérebro começa a ficar confuso em qual o sinal deve ignorar.

Isto pode ser útil para o nossos ancestrais quando estavam tentando sobreviver, por ter uma sensibilidade maior com o ambiente – para mantê-los a salvos de possíveis problemas.

Mas na era da sobrecarga de informação e abundância de mídia, os sentidos altamente sensíveis podem causar um sério problema no seu foco, e, assim, diminuir o desempenho e produtividade.

Multitarefas matam sua força de vontade. Como isso acontece? Em primeiro lugar, multitarefas dividem o seu foco em uma tarefa importante – elas diminuem as  tomadas de decisões e o processo de pensamento crítico.

Além disso, elas desgastam seu cérebro mais rápido.

Isto irá levar a um maior impacto (negativo) com o efeito de bola de neve. Com menor força de vontade, você está fazendo menos coisas e criando diretamente emoções destrutivas dentro de você. E assim, estas emoções estão drenando ainda mais a sua força de vontade.

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Aproveitando o seu foco

Então, como ficar longe do hábito de multitarefas e começar o uso de única tarefa, ou simplesmente reduzir para o nível mínimo de tarefas? Para sair do hábito de executar várias tarefas, você simplesmente precisa treinar o seu foco.

# 1 – Faça coisas importantes em primeiro lugar na parte da manhã. Planeje uma lista no ida anterior e faça a coisa mais importante em primeiro lugar nas primeiras horas do dia. Isso ajuda você a “poupar espaços e energia” em sua cabeça durante todo o dia.

Com isso, você não precisa alternar entre as tarefas e ter um foco mais claro em cada tarefa.

# 2 -. Evite distrações simplesmente ficando longe de distrações. Como nós nos treinamos para sermos bom em multitarefas, estamos perdendo nossa capacidade de manter o foco.

Pode ser difícil voltar ao comportamento de única tarefa quando estamos facilmente nos distraindo ( principalmente nos dias de hoje com tantas distrações disponíveis facilmente ).

Então, qual é a melhor maneira de não se distrair? Fique longe de distrações.

• Se você está sempre se distraindo com seu telefone enquanto você está trabalhando, desligue o telefone até que esteja completado sua tarefa.

• Se você não pode resistir à tentação de um lanche enquanto você estiver em uma dieta, não compre e armazene qualquer lanche em casa.

• Se você acaba sempre se encontrando nos feeds do Facebook ou nos vídeos do Youtube, bloquei os sites (veja a nota abaixo para extensões do Google Chrome sugeridas que fazem essa função).

# 3 -. Estabeleça um cronograma para pensar a longo prazo regularmente. Para parar as multitarefas, você precisa começar a pensar a longo prazo. Entenda o que é importante e o que é urgente em sua vida.

Pensar a longo prazo ajuda a ter uma visão mais clara do momento. Sabendo o que é importante para o seu aqui e agora faz você colocar seu foco total sobre isso e ter uma visão melhor, quando necessário, a longo prazo.

# 4 -. Torne regular um descanso verdadeiro. Descanso é um ponto importante neste processo. Tire sua mente longe do trabalho ou de qualquer tarefa durante um certo período de tempo. Isso faz com que seu cérebro e corpo fique à vontade e mais relaxado ajudando ainda mais a manter o foco e na concentração.

Eu recomendo fortemente que você use a Técnica Pomodoro para descansos curtos freqüentes durante uma pequena tarefa (que pode ser concluído em poucas horas), e sempre ter pelo menos um dia de descanso dentro de uma semana ( e também quando você está se concentrando em maiores tarefas/objetivos).

Além de alguns exercícios curtos de respiração e meditação, há um melhor método para descansar no período de sua recuperação, que a maioria das pessoas ignora: Dormir. Então, durma o suficiente! 🙂

Para Empregadores: Reduza as Multitarefas no Trabalho

Claramente, o impacto (negativo) das multitarefas não só afetam a nossa vida pessoal, mas as empresas, equipes e organizações também. O custo do “interruptor cognitivo” está afetando diretamente a produtividade de uma organização e seus lucros consequentemente.

Empregadores e gestores devem assumir a responsabilidade de reduzir as multitarefas no trabalho, a fim de aumentar a produtividade e desempenho global. Abaixo estão algumas estratégias que você pode começar a aplicar para o seu negócio ou organização:

Reduza o número de projetos em aberto. Tente não entrar em um novo projeto antes que um antigo projeto tenha sido concluído, faça um esforço para se concentrar e completar qualquer projeto aberto existente em primeiro lugar.

Reavalie e avalie a capacidade da equipe sobre o número de projetos que eles podem manipular sem a necessidade de multitarefas. Isto irá ajudar a assegurar que um elevado nível de produtividade seja alcançado com a capacidade de entregar um trabalho de qualidade ao mesmo tempo.

Iniciar um projeto com preparação suficiente. Uma das principais razões de uma organização sofrer com a falta de conclusão de vários projetos abertos, é a falta de preparação.

Eles iniciam um novo projeto sem informações suficientes, autoridade e planejamento, e, em seguida, eles ficam presos no meio do caminho sem saber o que fazer a seguir. Pior ainda, entram no próximo projeto sem resolver o primeiro problema completamente.

Preparar e planejar bem é um movimento fundamental para qualquer organização melhorar a sua produtividade e desempenho. Faça tudo claro e recolha todos os recursos necessários que você precisa antes de começar um novo projeto.

Estabeleça um sistema de prioridade. Claramente, não há nenhuma maneira (ou muito poucas possibilidades) de uma organização se concentrar em apenas uma coisa, especialmente para novas startups e pequenas equipes.

Uma melhor maneira de resolver isso é através da criação de um sistema de prioridade. Permita que todos os membros da equipe sejam claros sobre qual é a mais importante missão/tarefa para a empresa como um todo, naquele momento, e qual é o mais importante papel/tarefa de cada indivíduo para aquele dia ou semana.

Comece o hábito da única Tarefa agora

É definitivamente bom para nós optar por multitarefas de vez em quando, quando necessário. Mas vamos dar uma olhada mais profunda em sua vida pessoal e profissional! Pergunte-se primeiramente:

1 – Multitarefas realmente ajudam nesta área da minha vida?

2 – O que aconteceria se eu fizer uma abordagem oposta (foco)?

Experimente aplicar essas estratégias para a vida pessoal e profissional, na sua rotina de fitness, por exemplo e na sua gestão de equipe.

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